溝口労務管理事務所が使用しているオフィスステーションで雇用契約書（労働条件通知書）を簡単に作成できる機能を先日ご紹介しました。
今日は更に作成した雇用契約書（労働条件通知書）を直接従業員に送信する機能についてご紹介します。
まず、オフィスステーションのトップ画面から「従業員コンテンツ」のアイコンにマウスオーバーし、プルダウンメニューから「従業員アカウント管理」をクリックします。
ここには従業員台帳に登録された従業員が一覧表示されていますので、通知対象となる従業員の右側の□にチェックをいれます。次にアカウント発行をクリックします。
（メールアドレスが登録されていない場合は、先に従業員台帳でメール登録をしてください。）
次のような表示がでますので、内容を確認して「はい」をクリックします。
「アカウント発行処理中です。」という表示が出て、しばらくすると・・・
「メール通知済み」の表示に変わります。
こちら従業員側からみたスマホの画面です。通知対象となった従業員のスマホやPCには次の様な案内メールが届きますので、リンクのURLをタップしてログイン画面に進みます。（事前にメールが届く旨を従業員に案内してください）
案内メールに記載されたログインIDとログインパスワードを入力してログインボタンをタップします。
右下の歯車アイコンをタップします。
雇用契約書の表示をタップします。
このように会社が作成した雇用契約書が表示されます。
「ダウンロード」ボタンをタップすると、PDFデータとして保存することができます。
従業員のログインが完了すると、会社側の管理画面では「ログイン済」の表示に変わります。
雇用契約書の通知機能以外にも、従業員の氏名、住所、扶養家族に増減が生じた場合に、この画面から会社に連絡をすることも可能です。
会社は通知を受けた情報を直接システムに反映させることができますので、紙で提出された届出書を手入力する手間からも解放され、業務効率化につながります。
このように、従業員アカウントを発行して、従業員自身が自分に関する変更事項をスマホ上で直接入力し、会社に通知してもらうことで、従業員と会社双方の手作業が軽減されます。
これもオフィスステーションの標準機能ですので、システムをご利用中の顧問先には無料でご使用いただいております。
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