書類探しに時間かかっていませんか？

先日同業者との話の流れで、紙の書類をどう整理しているかが話題になりました。
私の事務所はほぼ完全にペーパーレス化しており最近では珍しくもないと思っていましたが、その同業者は驚いた様子でした。

とはいえ、私も勤務社労士時代（数ヶ月前ですが）は、机に山積みにされたなかから目的の書類を探し出すのにかなりの時間を費やしていました。
もともと書類整理が苦手なこともあり、独立してまず決めたのは、紙を無くすことでした。

それ以降、書類の一切をScanSnapというスキャナに読み込んで、Evernoteというクラウドサービスで管理しています。
ScanSnapとEvernoteは自動連携しているので、特に操作することなくスキャンデータはPDFとしてEvernoteに取り込まれ、直ちにOCR処理されます。
OCR処理されるとPDF内の全ての文字列をテキスト検索できますので、特にファイル名など付けなくてもEvernote内で検索をかければ大抵一発で目的の書類にアクセスすることができます。

また、PCには2台のモニタを接続し、いわゆるダブルモニタの体制で作業を行っています。
ダブルモニタの片方には常にEvernoteを立ち上げておき、参照書類を切替えながらもう片方のモニタで作業をします。

もちろん、読み込んだ紙書類はその日のうちにシュレッダーにかけて廃棄します。

こうした事務のペーパーレス化は最近ではかなり進んでいますが、いざ実行しようとするとそれなりの決意や運用ルールが必要になります。
企業組織で実行するとなると必ず反対意見も出ると思いますが、実行するなら完全ペーパーレスを目指す方が良いです。
データと紙を中途半端に併存させるとかえって混乱しますので。
ここは意志決定者の強いリーダーシップが必要になるところです。

まだ改善の余地はあるものの、私はこの完全ペーパーレス状態には非常に満足しています。

余談ですが、我が事務所で毎日大活躍しているPFUのScanSnapが満を持してリニューアルされるそうです。
現在のIX500が登場して6年、もうほとんど完成の域に達しているプロダクトかと思っていましたが、リニューアルされたIX1500がどのように進化しているのか楽しみです。

新世代ScanSnap iX1500登場 ～ 6年ぶりのフルモデルチェンジ ～