溝口労務管理事務所ではエフアンドエム社のオフィスステーションを使用しています。オフィスステーションは顧問先と社労士事務所が連携して各種手続をスムーズに、かつ迅速・正確に行うための強力なツールとなっています。最近は新機能を次々と実装してきていますが、なかでも「雇用契約管理」機能はとても便利ですので、私の顧問先には利用を推奨しています。
ところが、なぜかオフィスステーションにはこの「雇用契約管理」の利用方法に関するマニュアルがありません。無いものは作るしかありませんので、私がオリジナルで作成してみました。
顧問先ごとに指定されたURLから指定のログインIDとパスワードで管理画面にログインし、「従業員コンテンツ」のアイコンにマウスオーバーすると、プルダウンメニューが表示されますので、「雇用契約管理」→「雇用契約テンプレート一覧」を選んでクリックします。最初にテンプレートを作るのは、後から使い回しをするためです。いきなり雇用契約書を作ってしまうと再利用できない仕様となっているので、テンプレートを作る作業が最初になります。
次に右上の「＋追加」をクリックします。
テンプレート名は後から選びやすいように、社員区分等で分けて「正社員用」や「契約社員用」と名前を付けます。
次に基本項目から順番に労働条件を入力していきます。参考までに記入例を表示していますが、実際の労働条件は各社異なりますので、現に会社ごとに使用されている紙の雇用契約書や労働条件通知書をお手元に置いて入力していくとスムーズです。
入力を終えたら「内容を確認する」をクリックします。
内容を確認した時点ではまだデータが保存されていませんのでご注意下さい。
作成した内容に問題なければ「保存」します。
これでテンプレートの作成が完了しました。
今度は、このテンプレートを使って、入社した社員に交付する雇用契約書を作成してみます。「従業員コンテンツ」のアイコンから「雇用契約管理」→「雇用契約一覧」を選んでクリックします。
次に、右上の「＋追加」をクリックします。
テンプレートの選択から、先ほど作成したテンプレートを選択します。
この社員に適用する労働条件で、テンプレートと異なる部分だけを上書きしていきます。
各種労働条件を修正・入力したら、この労働契約書を交付する対象となる従業員を指定するため、システムの台帳に登録されている従業員を検索します。
この検索ボタンをクリックすると、台帳管理に登録されている従業員から氏名等の条件を入れて検索することができます。
条件を入れずに検索ボタンを押すと、このように登録されている全員が表示表示されますので、今回の雇用契約の対象者をクリックします。
ここまでで、テンプレートを利用した雇用契約書が簡単に作成できました。次に「内容を確認する」をクリックします。
内容に問題なければ「保存」をクリックします。
「PDF出力をクリックすると、保存された雇用契約書は、PDFで出力が可能となります。従業員アカウント管理機能を使えば作成した雇用契約書を直接従業員のスマホに送信することもできます。
このようにシステム上で雇用契約書（労働条件通知書）を作成でき、一度作成したものはテンプレートとして使い回しもできるので大変便利です。また作成した雇用契約書は「台帳管理」にある従業員と紐付き、過去の更新履歴は全てシステム上に残り、検索も簡単です。溝口労務管理事務所ともシステム上で連携していますので、各種手続に際して添付していただく手間も省略できます。「雇用契約管理」はオフィスステーションの標準機能ですので、溝口労務管理事務所の顧問先は無料でご利用いただいています。
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