マイカーを業務使用させるときガソリン代をどう精算する？

業務の性質上、従業員のマイカーを出張等で使用させる企業もあるかと思います。その場合、業務使用に要したガソリン代の精算をどうしたら良いかと質問されることがあります。
一般的には「ガソリン単価÷平均燃費×走行距離」といった算式で設定するのが普通です。
この計算式のうち、ガソリン単価と平均燃費については変動することを前提に定期的に見直しをするのが無難です。

いずれも統計資料が発表されていますので、それを利用することができます。

ガソリン単価については、次の2つの指標がよく用いられています。

会社が契約するガソリンスタンドにおける単価を基準とするケースもありますが、統計データの方がより客観的です。統計データは全国主要都市でのレギュラーガソリンの平均価格が毎月集計されています。これらのデータをもとに、毎年1回基準日をきめて単価見直しを行うというルールでもよいかと思います。

また平均燃費は、国土交通省が毎年3月に自動車燃費一覧という資料を公開しています。直近の平成31年3月では、平均で22㎞/Lという結果がでています。

例えば基準日のガソリン単価145円/L、平均燃費20㎞/L、計算期間の走行距離600㎞の場合は、4,350円が支給するガソリン代となります。

また、現実にはマイカーのメンテナンス費用もかかることを考慮して、ガソリン単価に数円程度の上乗せをする例もあります。※